Учет горючего и получение талонов на предприятии фиксируется в аналитической ведомости. Данный документ отражает поступление талонов и их выдачу под подпись конкретному водителю. Утвержденной формы для такой ведомости нет, но вполне удобно, если она содержит такие графы:
Полученные талоны водитель может обменять на горючие вещества либо бензин на АЗС, прописанной в договоре с поставщиком нефтепродуктов. Об использовании талона свидетельствует полученный чек, который водитель обязан сдать в бухгалтерию.
Оприходование талонов иногда производится по субсчету 331, чаще – по счету 372. Кроме самого талона водитель сдает путевой лист, а также авансовый отчет вместе с чеками, полученными на заправочной станции. Именно по путевым листам бухгалтер имеет возможность списать стоимость топлива, которое было израсходовано водителем.
Порядок получения талонов и их сдачи может быть зафиксирован в должностной инструкции водителя автобуса или иного транспортного средства организации (к примеру, в инструкции водителя погрузчика).